话说回来，咱公司这建档的事儿，之前真是乱得可以。文件都散在各个部门，找个东西跟大海捞针似的，费老劲。后来老板下决心，要好好整顿一下，这任务就落到我头上。今天就跟大家分享一下，我是咋一步步把这公司建档给搞起来的。

第一步：摸清家底，心里有数

我可不敢乱动，先得摸清情况。我挨个部门跑，跟他们唠嗑，问他们平时都有些啥文件，都咋放的。这一圈下来，真是啥样的都有！有纸质的合同、报告，还有电脑里的各种电子表格、文档，甚至还有些陈年老账本，都快发霉。

第二步：定个规矩，分门别类

家底摸清，就得定规矩。我琢磨着，得把这些文件分分类，不能再乱糟糟的。我就按文件的性质，分成几大类：

• 人事档案：员工的入职表、合同、考勤记录啥的，都归到这儿。
• 财务档案：各种账本、报表、凭证，这是公司的钱袋子，可得管好。
• 业务档案：跟客户签的合同、项目报告、往来邮件，这些是公司赚钱的家伙事儿。
• 行政档案：公司的规章制度、通知公告，还有一些杂七杂八的文件。

第三步：动手整理，归档入柜

分类定好，就开干！我找几个帮手，一起把各个部门的文件都收集起来。先按之前定好的类别分开，然后一份份检查，看看有没有破损、缺失的。有问题的就赶紧补救，实在不行的就登记一下，以后再想办法。

整理好的文件，就得找个地方放我们买几个档案柜，把文件按类别放进去，还在每个文件夹上贴上标签，写清楚里面是啥内容。这样以后找起来就方便多。

第四步：电子化，双保险

光有纸质的还不行，万一哪天着火、淹水，那可就全完。我还把重要的文件都扫描成电子版，存到电脑里，还做备份，以防万一。

第五步：建个系统，长效管理

为以后管理方便，我还琢磨着建个电子档案管理系统。不过这事儿比较复杂，我还得再研究研究。目前，我先用Excel表格做个简单的目录，记录每个文件的存放位置、编号、主要内容等等。这样，以后要找啥文件，先查一下这个目录，就能快速找到。

经过这一番折腾，公司的档案总算是有点样子。虽然还不够完美，但至少比以前强多。以后，我还会继续完善这个档案管理系统，让它更方便、更安全。